Office365 is een platform dat medewerkers effectiever laat samenwerken, communiceren en afstemmen. Data, documenten, e-mail en applicaties zijn met behulp van de Cloud overal en vanaf elk device te bereiken. Het biedt uw organisatie talloze voordelen, maar een goede voorbereiding van de implementatie is van groot belang. Maar hoe pak u dit nu aan? We geven u 8 tips die zorgen voor een succesvolle implementatie van Office365!
Doe een assessment van uw infrastructuur
Het is allereerst belangrijk om uw bestaande infrastructuur goed in kaart te brengen. Op die manier kunt u achterhalen of de infrastructuur daadwerkelijk klaar is voor het werken in de Cloud. U voorkomt dat tekortkomingen vlak voor live-gang worden geconstateerd en u geconfronteerd wordt met flinke vertragingen.
Creëer hogere productiviteit door synergie tussen apps
Medewerkers maken vaak gebruik van verschillende productiviteitsapps om hun werkzaamheden optimaal uit te kunnen voeren. Dit zijn echter niet de apps die binnen de organisatie worden gebruikt. Maar bij de implementatie van Office365 wordt vaak uitgegaan van een vervanging van de bestaande situatie en dat is zonde. Vaak kunnen juist de grootste stappen gemaakt worden door de productiviteit van de medewerkers als geheel te bekijken, in plaats van alle deeloplossingen te vervangen.
Denk groot, begin klein
Als het te lang duurt voordat het project gelanceerd wordt, loopt u het risico dat u enthousiasme en momentum verliest. Kies er daarom niet voor om het hele project in één keer op te leveren. Denk groot, maar begin klein. Bepaal voorafgaand de strategische uitgangpunten zodat u deze vanaf het begin kunt waarborgen en vervolgens snelle stappen kunt zetten om nog meer synergie tussen de onderdelen te bereiken.
Zorg voor voldoende kennis van Office365 bij de projectgroep
Uiteraard is het goed om intern met de projectteamleden na te denken over de doelen, functionaliteiten en inrichting van Office365 in uw organisatie. Zorg echter wel dat alle teamleden kennis hebben van de standaarden, bewezen componenten en best practices om het platform succesvol in te zetten op de langere termijn. Zo voorkomt u dat uw team het wiel opnieuw uit gaat vinden en hiermee veel tijd verliest. Schakel bijvoorbeeld een expert in om te voorzien in de benodigde kennis.
Zie de implementatie niet als een ICT project
Wanneer de implementatie van Office365 puur wordt geïntroduceerd als noodzakelijke modernisering van de kantoorautomatisering worden veel kansen gemist. Niet alleen op het gebeid van productiviteit, maar ook het draagvlak en de adoptie zullen laag zijn. Door te beginnen met een goede inventarisatie van de verschillende gebruikers en hun wensen, wordt duidelijk welke bijdrage Office365 kan leveren aan uw organisatie. De adoptie zal groot zijn als ook de voordelen voor de dagelijkse praktijk dat zijn. Daarnaast is het van groot belang om uw medewerkers goed te trainen en begeleiden bij het gebruik van Office365.
Migreer de data met aandacht
Bij veel organisaties die nog niet werken met Office365 is de datakwaliteit slecht. Er bestaan veel versies van hetzelfde bestand, de meest recent is onvindbaar en veel informatie is oud. Als u deze data één op één overzet, dan “vervuilt” u de nieuwe omgeving met overbodige en onjuiste gegevens. Besteed daarom aandacht aan het opschonen van de data die u migreert.
Vergeet mobiel niet
Uw medewerkers gebruiken zowel zakelijk als privé steeds vaker mobiele devices. Toch hebben de meeste organisaties geen mobiele strategie. Bij nieuwe applicaties wordt altijd gekeken hoe het in de browser op een desktop functioneert. En dat terwijl een groot deel van de waarde van Office365 gemist wordt als mobiel niet optimaal wordt ondersteund.
Kijk kritisch naar functionaliteiten
Wanneer het projectteam zich volledig heeft verdiept in de functionaliteiten van Office365, is het vaak verleidelijk om zoveel mogelijk te implementeren wat enigszins nut zou kunnen hebben. De gebruiker is echter alleen geïnteresseerd in een handvol elementen die hem of haar écht helpen om beter te werken. Ga daarom alleen uit van de wensen die eerder geïnventariseerd zijn bij de gebruikers en blijf kritisch over de functionaliteiten die geïmplementeerd worden.
Office365 kan uw organisatie vele voordelen opleveren, mits het op de juiste manier geïmplementeerd wordt. Heeft u hier advies bij nodig? Neem dan contact met ons op!
