Gewoon Michelle

25-08-2021

Zeg jij ‘Microsoft’, dan zeggen wij ‘Michelle Wong’. Als onze collega én Microsoft Most Valuable Professional in de categorie Business Applications weet zij precies hoe bedrijven maximaal voordeel kunnen halen uit hun Microsoft 365-abonnement. Michelle is bijzonder enthousiast over één standaard inbegrepen – maar redelijk onbekende – applicatie: Power Automate. Ze vertelt je graag hoe je hiermee binnen jouw bedrijfsprocessen behoorlijk wat tijd en kosten kunt besparen.

Unieke titel: Microsoft Most Valuable Professional

In september 2020 werd Michelle Wong door Microsoft benoemd tot Microsoft MVP in de categorie Business Applications. Michelle: “Een MVP’er is kortgezegd een technologie-expert met zeer uitgebreide kennis van Microsoft-producten. Elk jaar wordt dit opnieuw beoordeeld en met trots kan ik zeggen dat mijn titel onlangs met één jaar is verlengd.

Inmiddels zet ik mijn kennis twee jaar in bij Accent als Microsoft 365 consultant. Zo help ik klanten bij het automatiseren van bedrijfsprocessen met ‘Power Automate’. Toen deze Microsoft-applicatie een aantal jaar geleden uitkwam, heb ik onderzocht hoe interessant dit is voor onze klanten. Al snel was ik razend enthousiast. Power Automate zit standaard in elk Microsoft 365-abonnement en maakt het mogelijk om vrijwel elk bedrijfsproces te automatiseren.”

Tijd en kosten besparen

Power Automate verwerkt data en zet gegevens over om vervolgens bedrijfsprocessen te automatiseren. “De applicatie is heel laagdrempelig: personen zonder programmeerkennis kunnen zelf redelijk eenvoudige ‘flows’ bouwen. Een simpel voorbeeld: wil jouw communicatieafdeling een e-mail of bericht in Microsoft Teams ontvangen wanneer jouw bedrijf op social media wordt genoemd? Dit heb je in een aantal simpele stappen zo geregeld.

Een ander mooi voorbeeld is een flow die wij kortgeleden voor onszelf bouwden. Direct bij de invoering van de avondklok ontwikkelden we een geautomatiseerd proces voor collega’s die ná de avondklok, vanwege werk, nog de deur uit moesten. Zij hoefden alleen maar een Forms formulier in te vullen en de juiste goedkeurder ontving de aanvraag direct. Vervolgens werd het goedgekeurde document automatisch omgezet in een volledig ingevuld PDF-document, die zowel de medewerker als de goedkeurder per mail ontving. Een volledig ingevuld PDF-document volgens de richtlijnen van de Overheid wat nodig is voor de avondklok. Daarnaast stelden we in dat alle goedkeurde formulieren op een vaste SharePoint-locatie werden opgeslagen. Administratie op orde!

Dit zijn twee relatief makkelijk te bouwen flows, waarvoor je geen programmeur nodig hebt. Maar je kunt het zo complex maken als je zelf wil. Binnen Accent ben ik verantwoordelijk voor het bouwen van dit soort geautomatiseerde bedrijfsprocessen. Klanten hoeven mij alleen maar te vertellen wat zij willen en ik zorg ervoor dat het geregeld wordt. Ik vind het prachtig om organisaties op deze manier te helpen met een enorme tijd- en kostenbesparing.”

Minder fouten

De mogelijkheden met Power Automate zijn eindeloos. “Het bouwen van een flow is een eenmalige investering, waarmee bedrijven enorm veel tijd en geld kunnen besparen. Tegelijkertijd is de kans op fouten een stuk kleiner, omdat alles geautomatiseerd gebeurt. Dit is bijvoorbeeld extra wenselijk in een declaratieproces. Met Power Automate kun je automatiseren dat wanneer een medewerker een declaratie invoert, de juiste goedkeurder deze direct ontvangt. Keurt hij of zij de declaratie goed? Dan wordt deze automatisch doorgestuurd naar de financiële afdeling.

Een ander voorbeeld van een bedrijfsproces dat je kunt automatiseren, is de aanvraag van een Microsoft Teams team of SharePoint-site. Aan de hand van een volledig ingevuld formulier, zorgt de applicatie er, eventueel na goedkeuring, automatisch voor dat de werkzaamheden, inclusief de gewenste instellingen of het juiste sjabloon, worden uitgevoerd. Of een automatische maandelijkse e-mail met daarin de jarigen in de komende maand. Medewerkers hoeven deze informatie niet meer op te zoeken, maar worden vanzelf herinnerd aan het feit dat ze nog een kaartje moeten regelen. Veel handmatige acties zijn met Power Automate verleden tijd.”

Microsoft Power Platform

Power Automate is slechts één onderdeel van het zogeheten ‘Microsoft Power Platform’. “De andere drie applicaties zijn Power BI, Power Apps en Power Virtual Agents.

Met Power BI kun je interactieve rapportages maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een grafische weergave van al je collega’s waarop je inzoomt om te zien welke taken zijn uitgevoerd, voor welke klant, in hoeveel uur en per project. Ook dit is slechts één voorbeeld van een oneindige lijst aan mogelijke rapportages.

Met Power Apps maak je relatief eenvoudig apps op je telefoon of desktop, die je koppelt met diverse informatiebronnen, databases of diensten. Via zo’n app vullen jouw medewerkers eenvoudig formulieren in of halen zij gemakkelijk informatie op. Daarnaast is het fijn voor medewerkers die veel op pad zijn en hierdoor – ondanks dat zij geen pc binnen handbereik hebben – wel bij belangrijke bedrijfsinformatie kunnen.

Met Power Virtual Agents programmeer je gemakkelijk chatbots, zónder programmeercode. Enkele grote bedrijven maken hier al gebruik van. Denk bijvoorbeeld aan een chatbot die klantvragen beantwoordt.”

Welk bedrijfsproces wil jij graag automatiseren?

Met Power Automate automatiseer je vrijwel elk bedrijfsproces. Dus is er een bepaalde taak die binnen jouw organisatie veel tijd in beslag neemt? Omdat het veel handelingen betreft óf omdat je het simpelweg meerdere malen per week uitvoert? Laat het ons weten, we denken graag met je mee!

Michelle Wong: onze collega én Microsoft Most Valuable Professional.

Meer nieuws

Gewoon Remand over cybersecurity
Gewoon Remand
Gewoon Josef
Musical The Wiz
Musical The Wiz
Accent collega en Service Manager Enne Buikema.
Gewoon Enne
Jan Stuve, oprichter van Connecting Hands: zorginstelling en opdrachtgever Accent.
Connecting Hands
Advies gesprek?

Advies gesprek?

Blijf op de
hoogte

Volg ons op LinkedIn