Jannie Koot van De Boer & Egberts Advocaten geeft antwoord
Uw medewerker gaat uit dienst en u wilt toegang tot de e-mail inbox. Mag dat? Via een klant krijgt u te horen dat uw medewerker zich negatief uitlaat over uw onderneming en u wilt de verzonden e-mails controleren. Mag dat? Zo zijn er nog veel meer vragen te stellen, maar antwoord op wat wel en wat niet mag kunnen we niet eenduidig geven. Het verschilt per geval. Wél kunnen we u enkele voorbeelden en handvatten geven over hoe u vervelende discussies voorkomt. Om meer over dit belangrijke onderwerp te weten te komen spreken we met Jannie Koot, advocate bij DBE Advocaten.
De Boer Egberts Advocaten
Do Smart Things. DBE is een gedreven team dat zijn juridische expertise graag inzet voor kleine en grote bedrijven. Het team adviseert klanten over alle juridische kwesties die in hun organisatie aan de orde komen. Jannie is één van de negen advocaten bij DBE. “Bij ons is iedereen zichzelf. Verwacht dan ook niet negen man strak in het pak, een spijkerbroek kan ook”, vertelt ze glimlachend. “We zijn allemaal gespecialiseerd in privaatrecht, maar iedereen heeft zijn of haar eigen invalshoek. Gezamenlijk staan we zo voor het recht van ondernemers. Zelf houd ik mij bezig met alles wat verband houdt met overeenkomsten en dat is heel uiteenlopend! Meestal heb ik met ondernemers te maken, maar soms ook particulieren.”
Mailaccounts van medewerkers & de AVG
De AVG is heel breed geformuleerd en geeft daardoor geen antwoord op concrete vragen omtrent e-mailen en mailaccounts van medewerkers. “Er is daarom ook roep om meer wetgeving, want de wettelijke normen zijn op dit punt nu niet duidelijk genoeg”, legt Jannie ons uit. “Wel is het uitgangspunt dat medewerkers ook recht op privacy hebben op hun zakelijke account, zoals artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens omschrijft. En dat geldt óók als ze uit dienst gaan. Helaas komt het in de praktijk nog vaak genoeg voor dat daar inbreuk op wordt gemaakt.”
Recht werknemer op privacy vs. belang werkgever
Naast artikel 8 EVRM is ook artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek van belang. Dit artikel stelt: de werkgever en de werknemer zijn verplicht zich als een goede werkgever en een goede werknemer te gedragen. Maar wat betekent dat in de praktijk? “Je moet je netjes gedragen. Of je een e-mail of de inbox van een (ex)medewerker mag bekijken hangt af van alle omstandigheden en dat beoordelen we per geval. Het is een belangenafweging tussen het recht van de werknemer op privacy en het belang dat de werkgever heeft bij ‘inbreuk’. Er moet dan bijvoorbeeld het vermoeden zijn dat een werknemer concurrerende activiteiten verricht, zich negatief uitlaat over zijn eigen werkgever, (veel) privé e-mailt of ongepaste websites bezoekt. De controle moet wel in verhouding staan tot de ernst van de vermoede activiteit van de werknemer en het bedrijfsbelang. Heb je het vermoeden dat jouw medewerker gisteren zijn oppas heeft gemaild onder werktijd, dan betekent dat niet automatisch dat je vervolgens twee weken lang de inbox mag monitoren.” Jannie vertelt verder: “Heb je een vermoeden, dan moet je dat ook aannemelijk kunnen maken om toestemming te verkrijgen. Dat kan door getuigen een verklaring te laten opstellen bijvoorbeeld.”
Leg alle wensen vast in een overeenkomst
Misschien klinkt bovenstaande nog wat abstract, hoe werkt het dan in de praktijk? “Als een werknemer ziek is wil je misschien bij zijn of haar e-mail kunnen. Neem dat op in een reglement en zorg ervoor dat jouw medewerkers daarvoor tekenen.” Jannie geeft ons nog een voorbeeld: “Denk er ook over na wat u wilt doen met e-mails als een medewerker uit dienst gaat. Als een werknemer zijn e-mails ‘meeneemt’ dan heeft u daar als werkgever niet automatisch recht op, want op e-mails zit auteursrecht en dat rust zonder andere afspraken bij de werknemer. Zorg er dan bijvoorbeeld voor dat wanneer iemand uit dienst gaat, deze medewerker zelf irrelevante bestanden verwijdert en relevante bestanden bewaart en overdraagt. Zo voorkomt u conflict en verlies van belangrijke data.”
Waar kunt u nog meer aan denken?
Werknemers hebben vaak geen idee wat er in hun arbeidsovereenkomst of reglement staat, maak ze daarvan bewust. “Voorkomen is beter dan genezen. Heeft u van tevoren alles goed geregeld, dan voorkomt u een hoop ellende. Niet onbelangrijk: zorg er ook voor dat de handtekening van uw medewerker onder de overeenkomst staat.” Jannie geeft ons nog een aantal tips: “Heeft u argwaan, dan kunt u daar ook een algoritme op zetten. Er zijn speciale programma’s die uitgaand e-mailverkeer in de gaten houden. Vangt zo’n programma iets op, heeft u meteen een vermoeden te pakken om eventueel verdere stappen te mogen ondernemen. Zorg ervoor dat een controle altijd op de minst ingrijpende manier wordt uitgevoerd. U kunt bijvoorbeeld alleen de e-mails lezen zonder titel, steekproefsgewijs een medewerker controleren of meteen drie weken lang. Verschillende manieren waarvan de impact op iemands privacy enorm varieert. Tot slot is het handig om te weten dat de wet geen onderscheid maakt tussen privacy voor én na het dienstverband. Dus gaat iemand uit dienst, betekent dat niet dat de weg ineens vrij is naar alle data! En raadpleeg bij twijfel altijd eerst een jurist voordat u stappen onderneemt.”
Accent en DBE
“Accent vraagt ons om advies en wij hebben onze automatisering via Accent geregeld”, legt Jannie uit. “Zo werken we al jaren met een eigen server en sinds kort vanuit de Cloud. Ook alle andere ICT-gerelateerde zaken regelen zij voor ons. En heeft Accent een juridisch vraagstuk, dan helpen wij hen. Een mooie samenwerking!” Bent u benieuwd wat DBE voor uw organisatie zou kunnen betekenen? Neem dan hier contact op. En wilt u weten hoe u uw ICT-omgeving veilig inricht? Stel uw vraag vrijblijvend aan Accent.
