Klaar voor de toekomst. Het nieuwe werken. Modern ondernemen. Allemaal termen die we regelmatig tegenkomen, maar wat betekenen ze voor uw bedrijf?
Ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo op, maar dat betekent niet dat u overal direct in mee moet gaan. Het is belangrijk om af te vragen of een (nieuwe) oplossing bijdraagt aan uw doelstellingen, maar ook of het om een veilige en desgewenst flexibele oplossing gaat. En u hoeft niet alles in één keer te implementeren, maar kan het – dat is vaak nog beter – gefaseerd uitvoeren. Hoe u dat doet? We leggen het in vijf stappen uit.
1. Breng de bestaande infrastructuur in kaart
Hoe ziet uw IT-landschap er op dit moment uit? Vergeet daarbij ook de schaduw-IT niet, bijvoorbeeld medewerkers die alternatieve oplossingen gebruiken. Denk aan het op eigen initiatief gebruiken van WeTransfer, DropBox of Google Forms. Deze oplossingen zorgen voor een versnipperd IT-landschap, waardoor de werkomgeving onnodig complex wordt. Dat maakt het ook moeilijker om alles goed te beheren.
2. Inventariseer de wensen
Deze stap kunnen we in tweeën delen: welke resultaten wilt u behalen en wat zijn de belangrijkste voorwaarden voor uw organisatie om deze klaar te stomen voor de toekomst? Moet men altijd en overal bij bedrijfsapplicaties kunnen of wilt u beter én efficiënter samenwerken? Vergeet niet om de specifieke wensen van individuele medewerkers te inventariseren. Betrek ze in een vroeg stadium bij uw plannen en om niets over het hoofd te zien, kunt u wensen onderverdelen in samenwerken, communicatie en productiviteit.
3. Creëer één centrale plek mét de juiste licenties
Heeft u alles geïnventariseerd? Creëer dan – als deze er nog niet is – één centrale plek om alle bestanden op te slaan. Bijvoorbeeld in de Cloud, een digitale werkomgeving die voor iedereen op afstand toegankelijk is. Op ieder moment, vanaf ieder apparaat. Denk eens aan Microsoft Office 365 (in dit blog vertellen wij daar meer over). Regel daarbij ook de juiste licenties, niet alleen kijkend naar de behoefte van vandaag, maar ook naar die van morgen.
4. Kies voor veilig en verantwoord werken
U heeft nu een online werkplek, van waaruit u en uw collega’s kunnen werken én samenwerken. Maar u bent er nog niet. Deze stap is er om te zorgen dat het werken ook op een veilige manier gebeurd. Om te voldoen aan de huidige wet- en regelgeving, maar ook om cybercriminelen buiten de deur te houden. Denk niet alleen aan technische oplossingen, maar ook aan het creëren van bewustwording. Een post-it met het nieuwste wachtwoord geplakt op het beeldscherm ís niet veilig, maar met altijd en overal hetzelfde wachtwoord loopt u ook risico om slachtoffer te worden van de cybercrimineel. Wat u nog meer niet moet doen? Karakters herhalen, geen teller op een bestaand wachtwoord (zoals Clipper1, Clipper2, Clipper3…) en geen bekende uitdrukkingen of persoonsgegevens gebruiken. Let er ook op dat u wachtwoorden niet zomaar deelt, u weet immers nooit wat ermee gebeurt. Meer weten over hoe u dan uw waardevolle gegevens goed beschermt? Lees daar hier meer over.
5. Start met uw ideale, flexibele werkplek van de toekomst
Op basis van de bestaande infrastructuur, de doelstellingen en de wensen creëert u de (flexibele) werkplek van de toekomst. Op maat, voor uw onderneming. En na stap vier is de werkplek ook veilig, verantwoord én flexibel. Met deze moderne werkplek is het gemakkelijker om apparaten toe te voegen of juist te verwijderen, maar ook om alles te beheren. U heeft op deze manier alles in huis om iedere werkdag tot een succes te maken!
Heeft u bij één van deze stappen hulp of advies nodig? Of heeft u nog vragen na het lezen van dit blog? Stel ze hier, wij denken graag met u mee!
