Microsoft stopt in 2021 met Skype for Business Online en Teams is de – nu al beschikbare – opvolger. Een chatdienst van Microsoft gericht op samenwerken. Wanneer u nu binnen teams werkt, moet u handmatig de verschillende teams (projecten) aanmaken. Dat kost veel tijd en daarom heeft Michelle Wong, Office 365 Consultant voor Accent Automatisering, daar een speciale flow voor bedacht.
Microsoft Teams?
We leggen u eerst kort uit wat Microsoft Teams is: het is de nieuwste chatdienst van Microsoft dat geïntegreerd is met Office 365. Deze dienst maakt het mogelijk om nóg efficiënter samen te werken in teams.
Wat is er dan anders in vergelijking met andere chatdiensten? Microsoft Teams heeft de functionaliteiten van Skype for Business overgenomen, waardoor u eenvoudig belt, videogesprekken voert en uw scherm deelt. In Teams is het mogelijk om per team meerdere communicatiekanalen aan te maken. Zo geeft u met gemak ieder project een eigen kanaal en blijft het voor iedereen overzichtelijk waar wat besproken moet worden. Omdat het programma is geïntegreerd met Office 365, deelt u eenvoudig Office bestanden met het team, zónder een omweg te hoeven maken via bijvoorbeeld e-mail. Een ander voordeel is dat deze dienst doorzoekbaar is, dus discussies en bestanden zijn gemakkelijk terug te vinden.
Geautomatiseerde Flow Microsoft Teams
Michelle bundelt de kracht van de integratie van Office 365 en Power Platform in een geautomatiseerd bedrijfsproces, waardoor u direct profiteert van de voordelen van Microsoft Teams.
Wat Michelle heeft ontworpen is een speciale flow die ervoor zorgt dat Microsoft Teams gestandaardiseerd wordt uitgerold op basis van de voorgedefinieerde instellingen, kanalen en governance afspraken binnen de organisatie. En dát scheelt tijd. “Om eenduidigheid te creëren in de naamgeving van documenten, assets, kanalen en omgevingen neem ik ook de afspraken met betrekking tot naamconventies mee in de flow. Daarnaast nemen we de goedkeuringsprocessen en beheersbaarheid voor de beheerders mee. Dit alles wordt netjes geregistreerd in een speciale SharePoint-lijst en daarmee voldoet u ook automatisch aan de eisen voor toekomstige audits.” En ook aan het gebruikersgemak heeft Michelle gedacht. Zo hoeft de gebruiker maar één Forms-formulier in te vullen en duurt het gehele proces om een Microsoft Team aan te maken – uiteraard na goedkeuring van de manager – op deze manier slechts enkele minuten!
Bent u benieuwd hoe u optimaal van Microsoft Teams profiteert? Neem dan hier contact met ons op.
