U heeft een prachtig softwarepakket met tal van opties, maar hoe u deze ten volle benut is een raadsel. En ieder jaar betaalt u daar wél voor. Zonde. Uw medewerkers hebben toegang tot al die applicaties, maar hebben vaak geen idee wat ze daarmee kunnen doen. Daarom spreken we met Michelle Wong – Office 365 Consultant voor Accent Automatisering, met haar focus op SharePoint Online en daarnaast specialiseert ze zich ook op Microsoft Flow en PowerApps – over hoe dat anders kan én wat SharePoint in combinatie met Office 365 vandaag de dag betekent voor uw organisatie.
Altijd maatwerk
Er is geen goed of fout als we het over Office 365 hebben, het is gewoon een keuze. “Uw keuze. Ik krijg regelmatig de vraag hoe men het moet doen. Ze hebben er vaak wel van gehoord, maar weten niet wat allemaal mogelijk is.” Voor de klanten van Accent is Michelle het aanspreekpunt als het gaat over Office 365, van adoptie tot aan trainingen. Ze helpt met het uitdenken van een oplossing, beginnende bij de wensen van alle verschillende medewerkers. “Het maakt nogal een verschil of het gaat om de productieafdeling, inkoop of finance. De tweede stap is om te kijken waar we (werk)processen kunnen automatiseren met behulp van Microsoft Flow of PowerApps. Zit alles binnen de Office 365 omgeving, dan hoeft men alleen nog maar een ‘flow’ te starten of bijvoorbeeld een document klaar te zetten. Het proces doet de rest. Zo gaat de factuur van inkoop automatisch naar finance, waar de manager van de productieafdeling hem alleen nog maar te zien krijgt ter goedkeuring. Dat scheelt vele handmatige handelingen. Op deze manier houdt men meer tijd over om zich bezig te houden met de core business, in plaats van randzaken. En bijkomend voordeel is dat we zo ook de kans op menselijke fouten minimaliseren.”
Van vraagstuk naar techniek
“Ik neem de gebruiker mee, zodat we samen op zoek gaan naar de juiste oplossingen en mogelijkheden binnen Office 365 en Power Platform. Daarbij zet ik vraagstukken om in techniek. Ik wil graag weten wat er allemaal gaande is binnen de organisatie, want pas dan kun je een goede keuze maken. Maar we moeten ook het stuk Governance niet vergeten. Wie gaat wat doen? Wie mag wat doen? Of juist niet. Hoe ziet de rechtenstructuur eruit? Allemaal vraagstukken die u wil beantwoorden, alvorens u verder gaat naar het in kaart brengen van de werkprocessen.” Michelle richt de processen vervolgens zelf in. “Daar betrek ik de key users bij. Hen ga ik opleiden en begeleiden en dan worden ze het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie. Met een gedegen training voorkom je gebruikersvragen als ‘waar staan mijn bestanden’, ‘hoe werkt de app’, ‘ik ben mijn bestanden kwijt’, etc. En zijn er dan nog vragen? Dan kunnen ze natuurlijk altijd bij Accent terecht.”
Ervaringsdeskundigen
Naast dat Michelle voor de klanten van Accent het aanspreekpunt is voor Office 365, is ze dat voor Accent zelf ook. “Wij doorlopen hetzelfde traject. Al onze bestanden en applicaties centraliseren we binnen Office 365 en ik geef mijn collega’s trainingen, waardoor we met z’n allen het nieuwe ‘intranet’ ten volle benutten. Klanten gaan natuurlijk altijd voor, maar het is ook belangrijk dat we zelf de kennis in huis hebben en ervaren wat de mogelijkheden zijn. Zo kunnen we onze klanten ook beter begeleiden en ervoor zorgen dat iedereen Office 365 optimaal benut op basis van best practice.”
Office 365 en SharePoint in het kort
Mooi die software, maar wat levert het mij op? SharePoint was voorheen een groot documentenmanagementsysteem, maar vandaag de dag is het veel meer. “Office 365 haalt de goede dingen uit het systeem en maakt daar losse apps van. Microsoft faseert bijvoorbeeld de takenlijst eruit en in plaats daarvan komt nu een planner app. Om het communicatievraagstuk op te lossen maken ze een teams app en zo staan er nog veel meer ontwikkelingen op stapel. Het is eigenlijk een verbreding van de huidige software. Een mooie ontwikkeling!” Met Office 365 heeft u al uw documenten binnen één omgeving. “En nog veilig ook. Geen losse tools meer waar u als werkgever geen grip op hebt, niet meer bestanden die overal en nergens staan, maar één bedrijfsomgeving voor iedereen. Het enige dat u moet hebben is een internetverbinding. En een Office 365 account natuurlijk.”
Wilt u ook samen met Michelle uw werkprocessen onder de loep nemen? Neem dan hier vrijblijvend contact met haar op.
